Cómo crear recordatorios por correo electrónico basados ​​en fechas de las hojas de Google

Google Sheets es una forma conveniente de organizar reuniones, crear tareas, clasificar facturas y varios otros datos. Es lúcido, rico en funciones y compartible con otros usuarios.

El único inconveniente de esta herramienta es que no tiene una función incorporada para enviar recordatorios por correo electrónico con respecto a la hoja a usted u otros usuarios. Esto facilitaría mucho hacer un seguimiento de todas sus tareas y datos.

Afortunadamente, dos métodos le permiten enviar recordatorios basados ​​en la fecha de correo electrónico. Lea este artículo para obtener más información sobre ellos.

Enviar recordatorios de eventos: combine las hojas y el calendario

Si desea enviar recordatorios por correo electrónico a usted mismo, la forma más fácil de hacerlo es mezclar dos herramientas de Google diferentes: las hojas de Google y el calendario de Google. Esto no requerirá que use cualquier script. En cambio, solo necesitará exportar datos de una aplicación a la otra.

El método consta de tres pasos: crear y exportar datos de hojas, importarlas al calendario y habilitar recordatorios por correo electrónico.

Paso 1: Crear y exportar datos desde hojas

Si desea exportar datos de hojas, deberá crear una hoja de eventos y guardarlos como un archivo CSV. Para que el archivo sea reconocible en el calendario de Google, debe usar un formato particular.Simplemente siga estos pasos:

1. Abra su documento en las hojas.
   
2. Los valores de su primera fila deben seguir este esquema: A1: Asunto, B1: Fecha de inicio, C1: Fecha de finalización.
   
3. Bajo el encabezado 'sujeto', debe ingresar el título de su recordatorio. La fecha de inicio y finalización debe estar en formato mm/dd/aaa yyyy.
   
4. Agregue tantos eventos como desee, así como sus fechas de inicio y finalización.
   
5. Haga clic en el menú 'Archivo'.
   
6. Casta tu mouse sobre 'Descargar.'Debería aparecer un nuevo menú.
   
7. Seleccionar 'valores separados por comas.'
   
8. La versión CSV de su archivo de sábanas se descargará en su PC.
   

Nota: Los únicos encabezados obligatorios son 'sujeto' y 'fecha de inicio' para que la lista se importe con éxito. Si desea agregar otros encabezados, puede ver la lista de opciones disponibles (reconocibles por calendario) y su pedido en la página oficial de soporte de Google.

Paso 2: Importar el documento al calendario

Una vez que la hoja de eventos CSV está lista para importarse, es hora de cambiar al calendario de Google.

1. Abra el calendario de Google.
   
2. Haga clic en el menú 'Configuración' (icono de engranajes).
   
3. Seleccionar 'Configuración.'
   
4. Seleccione 'importar y exportar' desde el menú a la izquierda.
   
5. Elija 'Seleccionar archivo de su computadora' en la sección 'importar'.
   
6. Navegue al archivo CSV guardado y haga clic en 'Abrir.'
   
7. Finalmente, presione 'importar' para importar el archivo CSV.
   

Si ve una pantalla que dice que los eventos se han agregado al calendario, todo salió bien. Ahora lo único que queda es configurar notificaciones por correo electrónico para los eventos en cuestión.

Paso 3: configurar notificaciones y compartir

Después de configurar notificaciones, recibirá recordatorios para todos los eventos que ha exportado desde Google Hojas directamente a su correo electrónico. Para asegurarse de que todo esté configurado correctamente, siga estas instrucciones:

1. Case el mouse sobre su nombre debajo de la sección 'My Calendars' a la izquierda de la pantalla del calendario.
   
2. Presione el icono 'más' (tres puntos verticales) que aparece al lado de su nombre.
   
3. Haga clic en 'Configuración y compartir.'
   
4. Verifique si su cuenta está en la lista de 'Compartir con personas específicas.'Si no, seleccione' Agregar personas 'y agregue su correo electrónico.
   
5. Haga clic en el menú desplegable 'Notificación' en la sección 'Notificaciones de eventos'.
   
6. Elija 'correo electrónico' en su lugar.
   
7. Configurar el período de hora y fecha entre el recordatorio y el evento.
   

Ahora su calendario enviará recordatorios de todos los eventos que ha enumerado en sus hojas de Google. Tenga en cuenta que puede agregar cualquier cosa bajo la columna 'Sujeto'. Puede enumerar tareas específicas, cumpleaños u otros arreglos, no solo eventos.

Además, use la opción 'Compartir con personas específicas' mencionada anteriormente para incluir otros correos electrónicos en la lista. Estos usuarios recibirán los mismos recordatorios por correo electrónico para esos arreglos particulares.

Use el complemento Agregar recordatorios

La otra forma de enviar recordatorios por correo electrónico a través de Google Sheets es usar un complemento específico. Este método es algo más fácil y solo requiere que configure la extensión que hará todo lo demás automáticamente.

Para configurar el complemento lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña 'complementos' en la parte superior de la pantalla.
2. Seleccione 'Obtener complementos.'
3. Escriba 'Agregar recordatorios' en la barra de búsqueda.
   
4. Haga clic en el icono 'Agregar recordatorios' y seleccione 'Instalar.'Permitir permisos si se le solicita y espere a que la aplicación instale.
5. Vaya a la pestaña 'complementos' nuevamente y pasee su cursor sobre el menú 'Agregar recordatorios'.
6. Seleccione 'Configurar/editar recordatorios.'
   

La extensión proporcionará columnas para tarea, cesionario, CC (opcional) y fecha límite. En 'Tarea' puede ingresar una breve instrucción, el correo electrónico se encuentra en 'Asignado', mientras que la fecha se encuentra a continuación 'Fecha límite.'

Si desea enviar recordatorios adicionales para el día de la fecha límite, ajústelo manualmente en el menú a la derecha.

Además, si necesita agregar más contenido a su recordatorio, puede hacer clic en la opción 'Personalizar los correos electrónicos enviados' y escribir esa información adicional.

La extensión enviará automáticamente los correos electrónicos cuando llegue el momento, y puede modificar las descripciones de tareas, los destinatarios y las fechas sobre la marcha.

Tenga cuidado con los recordatorios adicionales

El uso del complemento 'Agregar recordatorio' es una manera más conveniente y más fácil que el método 'exportar/importar', pero al mismo tiempo requiere más atención.

Dado que los recordatorios se envían automáticamente, existe la posibilidad de que envíe la tarea incorrecta al destinatario incorrecto antes de tener la oportunidad de solucionarlo. Esto es evitable y generalmente inofensivo, pero aún debe prestar atención a quién recibe lo que.

¿Qué método considera mejor?? Por qué? Comparta sus puntos de vista en la sección de comentarios a continuación.