Cómo habilitar los cambios de pista en las hojas de Google

Cuando se trabaja en una hoja de Google con diferentes colaboradores, es crucial rastrear todos los cambios. De esa manera, todos pueden referirse a la nueva información y mantenerse al día.

El seguimiento y la gestión de cambios en las hojas de Google es bastante simple. Hay diferentes formas de hacerlo habilitando diferentes funciones o utilizando un complemento. Vamos a explorarlos.

Seguimiento de los cambios habilitando las reglas de notificación

La característica ordenada que existe en las hojas de Google "reglas de notificación" le permite estar siempre informado de los cambios realizados en el documento. Una vez que lo habilite, recibirá correos electrónicos cada vez que hay un cambio en la hoja. Puedes decidir si quieres recibir notificaciones cada vez que alguien hace un cambio o obtienes un resumen de todas las ediciones.

Veamos cómo hacer esto:

1. Abra la hoja que necesite y busque "herramientas".
   
2. Desplácese hacia abajo y haga clic en "Reglas de notificación".
   
3. Seleccione "Se realizan cualquier cambio".
   
4. A continuación, en "notificarme con ..." elige entre recibir correos electrónicos de inmediato o obtener un resumen diario.
   
5. Clic en Guardar".
   

Seguimiento de cambios habilitando el historial de versiones

Otro método útil para rastrear los cambios en las hojas de Google es habilitar el "historial de versiones". Esta función ofrece una visión general de todas las ediciones, junto con detalles como quién hizo las ediciones y cuándo. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Abra la hoja que necesita y navegue a "archivo".
2. En el menú desplegable, seleccione "Historial de versiones" y haga clic en "Consulte el historial de versiones".

Habrá una barra en el lado derecho de la hoja que muestra los nombres de los editores en diferentes colores. Ahora, todos los nuevos cambios se resaltarán en un color que represente a la persona que realizó los cambios.

Seguimiento de cambios con Sheetgo

Hay un complemento llamado Sheetgo que le permite rastrear fácilmente los cambios en sus hojas de Google y tener datos importados automáticamente todos los días. Primero, tendrá que instalar el complemento. Luego debe abrir la hoja donde desea rastrear los cambios diarios y la que tiene los datos necesarios. Aquí le mostramos cómo comenzar a usar el complemento:

1. Navegue a "complementos".
2. En el menú desplegable, seleccione "Sheetgo" y luego "Inicio".
3. Una barra se abrirá automáticamente en el lado derecho de la hoja.

Ahora que ha hecho eso, veamos cómo importar datos de la hoja actual a la que desea rastrear los cambios.

1. Navegue a la hoja donde desea que se importen los datos.
2. Haga clic en el botón "Iniciar conexión" y luego "Importar datos".
3. Podrá ver diferentes hojas, así que seleccione la que necesita.
4. Una vez que haga clic en él, verá la opción "Configuración".
5. Expanda la pestaña "Configuración" y verá diferentes opciones.

Una vez que realice estos pasos, también tendrá que habilitar los "datos" para finalizar el proceso. Al hacerlo, el complemento agrega automáticamente los datos a continuación los datos importados previamente. También debe marcar en "habilitar formato de transferencia" para que ambas sábanas se vean iguales.

Puede elegir nombrar la conexión para futuras referencias. En la sección "Actualización automática", puede decidir con qué frecuencia y a qué hora desea que se suceda la importación de datos. Habilitar esta opción y seleccionar la frecuencia de las importaciones de datos le permite obtener actualizaciones diarias de los cambios.

Finalmente, haga clic en "Finalizar" para finalizar el proceso. Los nuevos datos ahora se agregarán por debajo del existente a diario. Todos los días abre la hoja, obtendrá información nueva, lo que le permitirá rastrear los cambios.

Este complemento es útil, ya que solo requiere una conexión única. Una vez que lo haga, podrá mantenerse al día con los cambios en sus hojas de Google automáticamente y diariamente.

Nota: Puede decidir desactivar la "actualización automática" o cambiar con qué frecuencia desea que se importen los datos. Consulte la sección anterior si desea hacer eso.

Seguimiento de los cambios al habilitar el "formato condicional"

Una representación visual de los cambios puede ser una forma muy simple de rastrear todas las ediciones. Hay una opción en las hojas de Google para hacerlo, solo tienes que habilitarla. Así es como puedes hacerlo:

1. Seleccione todos los datos (las celdas) donde desea utilizar el formato condicional.
2. Navegue a "formato" y encuentre "formato condicional".
3. En el menú desplegable, en "Reglas de formato", verá "Reglas de formato si ...".
4. Aquí tendrá que seleccionar "no está vacío".
5. A continuación, en "Estilo de formato", puede elegir el color de fondo o la fuente de las letras.
6. Haga clic en "Listo".

Digamos que eliges el azul como color de fondo. Si una persona entra en datos o realiza cambios en las celdas formateadas, la celda donde lo hace se vuelve azul. Simple como eso!

Seguimiento de los cambios habilitando "Historia celular"

Si desea rastrear los cambios realizados en una sola celda, puede hacerlo habilitando la nueva opción de "historial de celdas". Esto le permite ver el nombre del colaborador que hizo el cambio y la marca de tiempo del cambio. Aquí le mostramos cómo hacerlo:

1. Haga clic derecho en la celda y haga clic en "Mostrar historial de edición".
2. Verá las flechas que puede mover de izquierda a derecha para ver las ediciones.

Felicidades!

Ahora no tendrá problemas para activar los cambios en las hojas de Google. Hay varios métodos para hacerlo. Puede habilitar "reglas de notificación", "historial de versiones", "formato condicional", "historial celular" o obtener un complemento como Sheetgo.

¿Has probado alguno de los métodos antes?? Cuál funciona mejor para ti? Háganos saber en los comentarios a continuación.