Cómo alojar un seminario web en zoom

Zoom es una de las herramientas de seminarios web más efectivos alrededor. Le permite organizar eventos para muchas personas, sin comprometer la calidad del video o el sonido.

En este artículo, no solo vamos a explicar cómo alojar un seminario web, sino que también le mostraremos algunos consejos y trucos que la mayoría de la gente no sabe. Sigue leyendo para aprender a organizar un seminario web como un profesional.

Cómo programar un seminario web

Una de las primeras responsabilidades que tendrá como anfitrión es programar un seminario web y asegurarse de que todos los participantes estén informados. Como saben, puede haber hasta 100 panelistas y 10.000 asistentes, lo que significa que debe elegir la forma más práctica de registrar a los participantes.

Aquí le mostramos cómo programar un seminario web:

1. Ingrese la aplicación Zoom y haga clic en mis seminarios web.
2. Haga clic en Programar mi seminario web. Ahora tendrá que ingresar información.
3. En el campo del tema, escriba el nombre de su seminario web.
4. En el campo Descripción, escriba el nombre de su empresa, los nombres de los panelistas y cualquier otra información que encuentre relevante.
5. Ingrese la fecha y hora del seminario web.
6. Elija la duración del seminario web.

Elija la opción de registro

Dependiendo del tipo de seminario web y el número de personas, puede pedir a los asistentes que se registren con anticipación y confirmar su presencia. Alternativamente, puede alojar un seminario web sin registro para que todos puedan unirse. Por supuesto, si planea hacer un seguimiento después de la reunión y enviar un material adicional, sería mejor pedirle a la gente que se registre.

Si no tiene mucho tiempo, puede elegir la opción que aprueba automáticamente a todos los que se han registrado. De esa manera, no tendrá que leer todos los formularios de registro y confirmarlos manualmente. Aquí le mostramos cómo elegir una opción de registro:

1. Vaya al campo Invitar a los asistentes y haga clic en Editar.
2. Seleccione la opción de registro que encuentre más adecuada. Puede elegir entre un formulario de registro completo o simplemente registrarse ingresando el nombre y el correo electrónico.

Opciones de seminarios web

Antes de que comience el seminario web, debe tomar una decisión sobre cada detalle. De esa manera, si los asistentes le hacen una pregunta, puede proporcionarles la información correcta. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta al alojar un seminario web:

Decide si quieres grabar el seminario web y ponerlo a disposición a pedido. Sugerimos encarecidamente hacerlo, ya que hay muchas personas que no podrán asistir al seminario web, pero a las que les gustaría verlo después. Esta es una buena práctica y multiplica la cantidad de personas que pueden escuchar su mensaje.

Decide si el video de los panelistas estará encendido o apagado durante el seminario web. Por supuesto, le sugerimos que hable con los panelistas y decida esto juntos.

Cómo publicitar seminario web

Una vez que tenga claro cada detalle, es hora de hacer público el seminario web e invitar a las personas. Todo lo que tiene que hacer es copiar la URL del seminario web y compartirla con los asistentes. Esto se puede hacer a través del calendario de Google, correo electrónico o plataformas de redes sociales.

Si desea promocionar su seminario web y atraer a más participantes, comparta detalles sobre su seminario web en las redes sociales y solicite a los panelistas que hagan lo mismo. No olvides hacer una pancarta llamativa que atraerá gente nueva.

Cómo comenzar Webinar

Tenga en cuenta que usted es el que está a cargo de la atmósfera y que debe hacer que los panelistas y los asistentes se sientan cómodos. Antes de que comience el seminario web, presente a sus invitados y explique brevemente la estructura del seminario web.

Si desea organizar un seminario web interactivo, tendrá que alentar a las personas a hacer preguntas y participar. Explíqueles que pueden hacerlo levantando una mano. También puede alentarlos a chatear, ya que eso los hará sentir como si estuvieran participando activamente y no solo mirando.

Algunos de los mejores iniciadores de conversación son para preguntarles de dónde son, qué les hizo unirse al seminario web y qué esperan aprender de la sesión. Si se planea una sesión de preguntas y respuestas para el final del seminario web, no olvide decir que claramente, de lo contrario, la gente podría estar preguntándose por qué no está respondiendo sus preguntas.

Controles del host

Como anfitrión, tendrá acceso a opciones a las que otros participantes no tienen acceso. Puede usar estas funciones solo mientras dura el seminario web, y puede encontrarlas tocando el botón Administrar participantes en la barra de menú Zoom. Vamos a explicar las opciones más útiles ahora:

1. Silenciar todo/todo el silencio: si está alojando un seminario web para una gran cantidad de personas, le sugerimos que silencie a todos los participantes. De esa manera, evitarás el ruido de fondo que podría arruinar la experiencia general. Por supuesto, cada panelista puede activarse cuando es su turno de hablar.
2. Silencio en la entrada: si selecciona esta opción, los participantes que se unen tarde se silenciarán automáticamente y no podrán distraer a otros asistentes.
3. Reproducir Intro/Salir Chime: seleccione esta opción si desea saber cuándo alguien se une o sale del seminario web.
4. Reunión de bloqueos: a algunos anfitriones les gusta bloquear el seminario web después de 5-10 minutos desde el principio. Eso significa que las personas que llegan tarde no podrán unirse.
5. Eliminar: puede eliminar uno o más participantes del seminario web.

También tiene la opción de hacer que otra persona sea anfitriona o coanfitrión. Esto significa que puede compartir privilegios de alojamiento, que pueden ser especialmente útiles si tiene que irse de repente o simplemente no puede hacer todo solo.

El anfitrión puede decidir

Hemos explicado todos los detalles técnicos sobre la organización y el alojamiento de un seminario web. Hay varios tipos de seminarios web y todo depende de qué tipo desea organizar. Como puede ver, puede personalizar casi todo y le recomendamos que lo haga.

¿Has alojado un seminario web antes?? Como se sintió? No dude en compartir sus experiencias en la sección de comentarios a continuación.