Cómo alojar un seminario web en línea

Los seminarios web, o seminarios en línea, son eventos interactivos en vivo que cualquiera puede asistir independientemente de la ubicación geográfica. Son algunas de las mejores herramientas de marketing para las empresas que buscan proporcionar valor a sus audiencias y establecerse como líderes de la industria.

Hoy, cualquiera puede alojar un seminario web, pero eso no significa que este esfuerzo no requiere una preparación exhaustiva para tener éxito. Si está pensando en organizar un seminario web en línea, aquí hay un esquema detallado del proceso.

Cómo alojar un seminario web en línea

Antes de comenzar a invitar a los asistentes y organizar sus materiales, la pregunta más crítica para abordar es la plataforma que utilizará. Con el software correcto, podrá optimizar el proceso y causar una impresión profesional en todos sus asistentes.

Gracias al surgimiento de eventos en línea, hay muchas excelentes soluciones de seminarios web para elegir hoy. Zoho Meeting es una de las opciones principales con seguridad sobresaliente y numerosas características para involucrar a su audiencia, por lo que lo usaremos como ejemplo en esta guía.

La reunión de Zoho ofrece soluciones de seminarios web gratuitos para eventos que duran hasta 60 minutos con un máximo de 100 asistentes. La versión paga permite más espectadores e incluye ventajas valiosas como el almacenamiento de grabación en la nube, también. Con la reunión de Zoho, puede personalizar sus formularios de registro para mantener su marca, compartir pantalla o aplicación para comunicar su mensaje de manera efectiva, interactuar con su audiencia a través de encuestas, preguntas y respuestas, permitir a los asistentes hablar, levantar la mano y más.

Esto es lo que debe esperar cuando aloja un seminario web utilizando la reunión de Zoho.

Elija un tema atractivo

Un seminario web exitoso comienza con el tema correcto. Tu elección no debe ser una puñalada en la oscuridad. Ayudaría si retrocedía su decisión con la investigación para garantizar que su sujeto sea relevante para su audiencia y sus esfuerzos darán sus frutos.

Descubra con qué problemas relevantes para la industria está luchando y ofrece una solución. La asistencia será alta.

Seleccione el presentador correcto

A menos que esté planeando organizar el evento usted mismo, deberá encontrar a la persona adecuada para hablar. Esta persona representará a todo su negocio en el evento, por lo que la selección cuidadosa es primordial. La persona debe estar bien versada en el campo que su seminario web debe cubrir. Al mismo tiempo, deben ser un gran orador público que sepa cómo involucrar a una audiencia e interactuar con ellos. Puede invitar a los coorganizadores de seminarios web desde su propia organización o cualquier altavoz externo (que no tenga una cuenta de reunión de Zoho).

Además, invitar a un orador invitado puede agregar más interés al evento. También es una excelente manera de aumentar la asistencia, ya que una persona conocida atraerá a su propia audiencia a su seminario web. Los coorganizadores que administran la participación de los asistentes también pueden unirse al seminario web desde sus dispositivos móviles.

Regístrese en la reunión de Zoho

Cuando tenga alguna idea sobre lo que cubrirá su evento, es hora de configurarlo. Comience por inscribirse en una cuenta de reunión de Zoho. Obtendrá una prueba gratuita de 14 días si esta es la primera vez que usa su solución.

Programe su seminario web

Una vez que haya iniciado sesión en su cuenta de reunión de Zoho, puede crear su primer evento. Haga clic en "programar" para ingresar los detalles de su seminario web.

Primero, deberá encontrar un título y una descripción atractivos. Estos factores pueden hacer o romper el interés de las personas en su evento, así que hazlo atractivo. Si ha invitado a un orador invitado, asegúrese de incluir su nombre en el título.

A continuación, tendrá que elegir una hora y una fecha para su evento y determinar su duración. Esto puede ser complicado, especialmente si su público objetivo proviene de varias zonas horarias. Determine la mejor fecha y hora para adaptarse a sus posibles asistentes. Aunque su audiencia proviene de diferentes zonas horarias, pueden ver la fecha y hora del seminario web en su zona horaria local mientras se registra para el seminario web.

Asegúrese de que su seminario web no se enfrente con otros eventos importantes. Al mismo tiempo, no apresure el evento. Déjate suficiente tiempo para prepararse.

Crea tu formulario de registro

Los asistentes pueden suscribirse a su seminario web a través de un formulario de registro. El siguiente paso es personalizar este formulario para recopilar la información que necesita sobre los participantes. Algunos campos, como el nombre y la dirección de correo electrónico, se incluirán en la reunión de Zoho de forma predeterminada, pero puede editar y agregar más fácilmente más. Así es como funciona:

1. Haga clic en "Administrar campos" para eliminar o editar campos.
   
2. Haga que cualquier campo sea obligatorio presionando la opción "*" al lado.
   
3. Agregue campos predefinidos con el botón "+" junto al campo deseado.
   
4. Crear campos personalizados haciendo clic en "Agregar campos personalizados."
   

También puede moderar el registro. La reunión de Zoho ofrece dos modos de aprobación:

• El modo de aprobación automática permite a cualquiera unirse al completar el formulario de registro.
• La aprobación manual le permite decidir si cada persona puede unirse o no.

Configuración avanzada también le permite personalizar sus preferencias en detalle. Algunas opciones incluyen:

• Limitar el número de asistentes
• Restringir el registro por región
• Exigir que el registro asista

Finalmente, agregue su marca al formulario de registro para mantener su imagen consistente. Su logotipo aparecerá no solo en el formulario de registro sino también en confirmación, recordatorio y correos electrónicos de agradecimiento.

Difundir la palabra

Después de configurar su evento, es hora de promocionarlo. Publique el evento en diferentes canales como su sitio web o blog, redes sociales de campaña de correo electrónico y más para comenzar a recolectar asistentes. También tiene la opción de incrustar el widget de registro en cualquier lugar de la web. También puede rastrear los registros desde diferentes canales utilizando la función de seguimiento de origen. No olvide enviar recordatorios por correo electrónico cuando el evento se acerca para aumentar la asistencia. Puede establecer múltiples recordatorios de correo electrónico automatizados.

Practica tu presentación

Aunque la interfaz de Zoho Meeting es fácil de usar, es una buena idea probar sus características por adelantado para garantizar que ningún obstáculo técnico arruine su seminario web. Practicar también te hará sentir más seguro usando la plataforma. Puede hacer una ejecución de práctica y ajustar los detalles de su presentación en consecuencia. La reunión de Zoho también ofrece una opción para tener una sesión de práctica ante el seminario web sin transmitirla en vivo a todos los asistentes. El presentador y los coorganizadores pueden ejecutar una prueba antes de ponerse en marcha.

Los pasos finales

Cuando desee llegar a un público más amplio para su evento sin que asistan al seminario web, puede transmitir en vivo su evento en YouTube. La mejor parte de involucrar a la audiencia una vez que termine su evento es llevarlos a su sitio web o página personalizada. Puede hacer esto configurando la URL de la publicación del asistente antes del seminario web. Su trabajo no termina cuando su seminario web lo hace. Algunos pasos finales lo ayudarán a aprovechar al máximo su evento.

Asegúrese de hacer un seguimiento con los asistentes para reunir comentarios valiosos que le permitirán organizar un evento aún mejor en el futuro. También debe agradecerles por su contribución y preguntarles si tienen más preguntas sobre el tema. Puede configurar correos electrónicos de seguimiento automatizados que se pueden personalizar con configuraciones avanzadas, como configurar la duración para activar el correo electrónico, el rico correo electrónico personalizado HTML, incluido el enlace de grabación y más.

También debe analizar los datos utilizando el análisis de seminarios web para determinar en qué áreas necesita mejorar. Finalmente, revise las imágenes grabadas de su seminario web y póngalo a disposición de aquellos que se perdieron la transmisión en vivo.

Aloje su seminario web con confianza

Los seminarios web son una forma increíblemente efectiva de establecerse como un profesional confiable para su audiencia. Ya sea que desee crear nuevas relaciones comerciales o ampliar el alcance de su marca, un evento en vivo en el que puede comunicarse directamente con las partes interesadas le brinda el poder de hacerlo. Afortunadamente, las soluciones de seminarios web de última generación como Zoho Meeting hacen que el proceso sea sencillo.

¿Has alojado un seminario antes?? ¿Tiene algún consejo útil para hacer que el evento sea un éxito?? Háganos saber en la sección de comentarios.