Cómo insertar listas desplegables en las hojas de Google

Cuando muchos usuarios necesitan ingresar datos en una hoja de Google compartida, a menudo puede crear confusión. Aquí es donde las listas desplegables pueden ser de gran ayuda.

Si no desea que los compañeros de equipo escriban entradas aleatorias, realicen errores tipográficos o estropeen una fórmula, puede validar sus entradas creando una lista desplegable para que elijan.

En este artículo, le mostraremos todo lo que necesita saber sobre esta función útil y que ahorra tiempo.

Uso de la validación de datos para insertar una lista desplegable en una celda de Google Sheets

Una vez que haya abierto la hoja en la que está trabajando, insertar una lista desplegable es fácil:

1. Elija la celda en la que le gustaría insertar una lista desplegable.
   
   
2. Haga clic con el botón derecho en la celda.
   
   
3. Haga clic en "Validación de datos"> "Criterios".
   
   
4. Elija entre "Lista de elementos" o "Lista desde un rango", lo que sea que funcione para usted.
   
   
5. Si ha elegido "Lista de elementos", inserte los elementos apropiados. Asegúrese de que estén separados por comas y sin espacios.
   
6. Si ha elegido "Lista desde un rango", seleccione las celdas que desea incluir en la lista desplegable.
   
   
7. Verifique el campo "Mostrar lista desplegable en celda" (la lista no aparecerá de otra manera) para habilitar que aparezca una flecha hacia abajo.
   
   
8. Clic en Guardar".
   

Si desea que los usuarios puedan escribir, desmarque el campo "Mostrar lista desplegable en la celda". Para evitar que las personas escriban elementos no válidos, seleccione "rechazar la entrada".

Si desea agregar una lista desplegable a varias celdas:

1. Resaltarlos todos seleccionando el "rango de celdas" o simplemente seleccione con el mouse o el teclado.
2. Repita los pasos descritos anteriormente.

También existe la opción de dejar que sus colaboradores escriban sus datos, pero vea una advertencia si ingresan algo inválido. En ese caso, debe elegir la opción "Show Warning". Alternativamente, puede seleccionar la opción "Rechazar entrada" y no permitir que ingrese cualquier cosa que no esté en su lista de elementos.

Para modificar una lista desplegable, simplemente siga estos pasos:

1. Haga clic en la celda que desea modificar.
2. Haga clic en "Datos"> "Validación de datos".
3. Localice las entradas enumeradas y edítelas, y luego haga clic en "Guardar".

Para eliminar una lista desplegable:

1. Haga clic en la celda que desea modificar.
2. Haga clic en "Datos"> "Validación de datos"
3. Elija "eliminar la validación".

¿Qué es la validación de datos??

La validación de datos es una opción en las hojas de Google que lo ayuda a organizar sus datos validando elementos. Puede acceder a él haciendo clic en "Datos" en el menú principal y luego seleccionando "Validación de datos". Muy a menudo, se usa para crear listas desplegables dentro de diferentes celdas. También le permite modificar el contenido y el diseño de cualquier lista.

Una de las formas de validar los datos es aplicar criterios que permitan a los usuarios ingresar un tipo de datos predefinidos, como números, fechas o listas de elementos.

1. En el menú de validación de datos, haga clic en "Criterios".
2. Verifique el tipo apropiado o los tipos de elementos que desea que ingresen sus compañeros de equipo.
3. Si lo desea, puede agregar elementos exactos, como números, fórmulas, fechas o palabras, en el cuadro de entrada.
4. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar".

Trabajar con listas desplegables

La próxima vez que usted, o cualquier otra persona, haga clic en esa celda, en lugar de la opción de escribir algo, habrá la lista de elementos que agregó. Si ha marcado el cuadro "Show Validation Ayuda Text", el texto que ingresó aparece cada vez que alguien hace clic en una de las celdas validadas.

Si ha elegido la opción "Show Warning", ingresar datos no válidos activará la advertencia. Si alguien no está seguro de lo que significa la advertencia, debería pasar el ratón sobre la entrada marcada.

Si ha elegido la opción de "rechazo de la entrada", las personas también recibirán una advertencia y no podrán guardar los elementos no válidos.

Uso de colores para clasificar los datos en una lista desplegable

Si desea que sea más fácil navegar a través de su hoja y agregar algunos colores a una lista desplegable, puede usar "formato condicional". Siga los pasos a continuación:

1. Seleccione las celdas que contienen la lista desplegable que desean estar en cierto color.
2. Haga clic derecho y seleccione "Formato condicional"> "Color único" o "Escala de color".
3. En el "estilo de formato", seleccione un color o una escala.
4. Haga clic en "Listo" (o "Agregar otra regla").

¿Qué más puede hacer con la validación de datos?

Además de agregar listas desplegables a sus sábanas, también puede usar la validación de datos para otros fines. Éstas incluyen:

1. Seguimiento de tareas futuras. En la validación de datos, seleccione la opción "Fechas", establezca el formato condicional como se explicó anteriormente, y configúrelo para que todos los elementos que incluyan una cierta fecha se enreden automáticamente.
2. Configuración de valores en las casillas de verificación. Cuando agrega casillas de verificación a una lista desplegable, también puede asignarles valores, como "sí" o "no".
   1. Seleccione la validación de datos en el menú de datos.
   2. En criterios, seleccione "casilla de verificación".
   3. Seleccione "Usar valores de celda personalizados" y escriba "Sí," No ", o lo que desee.
3. Evitar que otras personas se estropeen con sus scripts o fórmulas. Use la opción "Rechazar entrada" para bloquear cualquier celda que desee mantener intacta.

Marcar la diferencia con listas desplegables

Con la opción de insertar listas desplegables, validar datos y mucho más, Google Sheets es una excelente alternativa gratuita a Microsoft Excel. La validación de datos lo ayuda a limitar los valores dentro de una celda a un rango o una lista de elementos que puede definir, cambiar o eliminar según sus necesidades. Si bien sus compañeros de equipo pueden insertar sus datos y contribuir a su proyecto, tiene la opción de evitar que se desordenen una hoja compartida.

¿Ya ha intentado insertar una lista desplegable en las hojas de Google?? Como le fue? Háganos saber en la sección de comentarios.