Cómo programar una reunión en los equipos de Microsoft

Cómo programar una reunión en los equipos de Microsoft

Puede hacer muchas cosas para mejorar la eficiencia de su equipo, y usar un centro de colaboración como los equipos de Microsoft es uno de ellos. Es una gran herramienta de comunicación que puede usar para chatear, compartir archivos y tener reuniones de audio y video con su equipo.

Si recién está comenzando con equipos, es posible que no esté seguro de cómo programar una reunión. Hay varias formas en que puede hacer esto, y sus opciones dependerán de la versión de Microsoft Teams que esté utilizando. En este artículo, le daremos todos los detalles que necesita saber.

Programando una reunión en equipos de Microsoft

Su cuenta de Microsoft Teams está conectada a todos los productos de Microsoft 365 Group, como SharePoint, Outlook, Yammer, etc. Y el calendario que usa en los equipos está directamente conectado al calendario de Microsoft Exchange.

Outlook también utiliza el calendario de intercambio. Eso significa que una vez que programes una reunión a través de Outlook, aparecerá automáticamente en los equipos y al revés. Así es como puede programar una reunión en los equipos de Microsoft:

  1. En el chat de los equipos, haga clic en el Programar una reunión icono (debajo del cuadro para el nuevo mensaje.)
  2. Entonces, seleccione Calendario, que está en el panel lateral izquierdo y luego haga clic en Nueva reunión.
  3. Aparecerá una ventana emergente. Puede seleccionar la hora y la fecha para la reunión.
  4. Cuando termine con la programación, haga clic Ahorrar. Después de eso, la ventana emergente se cerrará y puede enviar las invitaciones de la reunión usando Outlook.

Asistente de programación

En la ventana emergente, también puede usar la función de Asistente de programación. Esta característica lo ayudará a encontrar el momento adecuado para todos los miembros de su equipo, incluido usted.

Cuando seleccione esta opción, podrá ver cuando los participantes de la reunión son gratuitos y cuándo están ocupados. El azul oscuro representa las ranuras de tiempo cuando no están disponibles. Las ranuras de azul claro son los tiempos disponibles, y las ranuras de tiempo gris son las horas de trabajo no laborales del participante.

Invitar a la gente fuera de su equipo

Una de las mejores cosas de los equipos de Microsoft es que puede invitar a personas fuera de su organización a unirse a la reunión.

Ni siquiera necesitan tener una licencia de equipos de Microsoft. Todo lo que necesita es su nombre y dirección de correo electrónico, y puede enviar la invitación. Esto es lo que debes hacer:

  1. Abre el Agregar asistentes requeridos Opción en el formulario emergente de la nueva reunión.
  2. Haga clic en Opcional.
  3. Ingrese la dirección de correo electrónico de la persona.
  4. Haga clic en Invitar, Una invitación por correo electrónico pronto aterrizará en su bandeja de entrada.

También puede programar una reunión que tendrá lugar dentro de un canal de equipos específico. Sobre el Nueva reunión Formulario, seleccione Agregar canal. Una vez que lo haya configurado y enviado las invitaciones, no puede cambiar el canal.

Si necesita hacer un cambio, tendrá que crear nuevas invitaciones. Además, si una reunión se llevará a cabo en un canal, todos los que forman parte de ese equipo podrán unirse a la reunión, incluso si no recibieron la invitación.

Edición gratuita de Microsoft Teams Free

En caso de que esté utilizando una edición gratuita de equipos, es posible que se pregunte dónde está la opción de programación en su aplicación. Bueno, desafortunadamente, en la versión gratuita de los equipos de Microsoft, no puede programar una reunión.

Pero no significa que no puedas tener una reunión en absoluto. La aplicación tiene el Reunión ahora opción para cuando tienes que reunir el equipo rápidamente.

Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en el icono de la cámara al lado de Reunión ahora y luego seleccione todos los nombres de las personas que asistirán a la reunión. Esta característica también está disponible para cuentas de equipos basados ​​en suscripción.

Más sobre las reuniones del equipo de Microsoft

Puedes tener hasta 250 personas en una reunión de equipos individuales. Sin embargo, no puedes ver a todos los participantes al mismo tiempo. Antes de las actualizaciones recientes, solo podía ver hasta cuatro asistentes activos en una llamada. Ahora puede tener nueve participantes en la pantalla a la vez. Pero la nueva actualización trajo algunas otras innovaciones emocionantes.

Los participantes de la reunión de los equipos de Microsoft ahora tienen una mejor calidad de audio y antecedentes personalizados para las reuniones. También puede fijar un video si es necesario centrar más atención en una reunión en particular. Otras características relacionadas con la reunión incluyen un lobby virtual, intercambio de pantalla y resolución de problemas interactivos.

Acercar a su (s) equipo (s)

Hay muchas maneras en que puede hacer que su lugar de trabajo sea más eficiente utilizando equipos de Microsoft. Es principalmente una aplicación basada en chat y compartir archivos. Pero también es una herramienta fantástica cuando necesitas tener una videoconferencia con tu equipo.

Programar una reunión con un asistente de programación hace que la logística de encontrar el momento adecuado sea mucho más cómodo. Y si alguien no es parte de su organización o equipo, aún puede unirse. Simplemente envíeles una invitación por correo electrónico.

¿Alguna vez ha asistido a una reunión de equipos de Microsoft?? O programado? Háganos saber en la sección de comentarios.