Cómo ver quién tiene acceso a una hoja de cálculo en las hojas de Google

Es fácil olvidar quién tiene acceso a una hoja de Google si es utilizada por muchas personas. Es posible que haya compartido la hoja de cálculo un montón de veces y ahora tenga problemas para recordar quién tenía permiso para usarla.

Administrar sus hojas de Google y saber quién puede acceder a ellas es importante. Pero el proceso de hacerlo es bastante simple. Sigue leyendo para descubrir cómo se hace.

Cómo verificar quién tiene acceso a las hojas de Google

Hay una manera fácil de verificar manualmente quién tiene acceso a su hoja de Google. Para hacerlo, siga los pasos:

1. Primero, abra la hoja que necesite.
2. A continuación, haga clic en "Panel de actividades".
3. Verá "Trend del espectador" o "Tendencia de comentarios" a su izquierda. Ahora haga clic en él.

Nota: Asegúrese de estar utilizando su cuenta comercial y no la privada. Con una cuenta privada, no podrá ver el "Panel de actividades".

Además, puede filtrar la búsqueda por tiempo y reducir sus resultados. Veamos cómo hacerlo:

1. Haga clic en la "flecha hacia abajo" en la parte superior derecha de la hoja.
2. Elija el tiempo para filtrar la búsqueda.

Ahí tienes! Ahora sabe quién tiene acceso a su hoja de Google y cuándo obtuvieron el permiso. De esta manera, siempre puede rastrear que las personas adecuadas pueden ver y editar su hoja de Google.

Permitiendo acceso temporal a la hoja de Google

Restringir el acceso a las hojas de Google puede ser muy útil si no desea que los clientes las usen una vez que el trabajo. Puede establecer una fecha de vencimiento o simplemente finalizar el acceso a esa hoja de Google en particular. Así es cómo:

1. Abra su unidad de Google
2. Encuentra la hoja que necesitas.
3. Haga clic derecho en él y seleccione "Compartir".
4. Ahora escriba el nombre de la persona que desea compartir esta hoja con.
5. Para establecer la fecha de vencimiento, cambie el permiso a "puede comentar" o "puede ver".
6. Siguiente toque "Enviar".

Una vez que complete estos pasos, debe repetir los primeros tres pasos. Verá la opción "avanzada" en la parte inferior de la ventana. Debe hacer clic en él para ver la "Configuración compartida". Si se desplaza sobre su nombre, aparecerá un cronómetro. Al hacer clic en él, puede establecer la fecha de vencimiento.

Habilitar el permiso de visualización

Puede proteger su hoja de Google para que se cambie. Aunque es posible que haya dado acceso a varias personas, es posible que no desee que cambien el contenido del documento. La forma más sencilla de hacer esto es darles permiso de visualización solo.

Sigue estos pasos para hacerlo:

1. Abra la hoja que desea proteger.
2. Navegue a "datos" y desplácese hacia abajo a "Hojas y rangos protegidos".
3. Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
4. Ahora, haga clic en "Hoja" y seleccione el que necesita en el menú desplegable.
5. Aquí tendrá que hacer clic en "Establecer permiso".

Aparecerá una ventana de "permisos de edición de rango". En "restringir quién puede editar este rango", haga clic en "Personalizado". Esto le permite decidir a quién se le permite editar esta hoja específica. Deseleccionar a todas las personas que no desea editar su hoja de Google. Haga clic en "Listo" para finalizar.

Ahora la gente aún puede ver esta hoja de Google, pero no podrán hacer ningún cambio en ella.

Protección de las celdas en la hoja de Google

Alternativamente, también puede permitir la visualización, pero también proteger algunas celdas o columnas. Esto es lo que tendrás que hacer:

1. Abrir la hoja.
2. Seleccione las columnas que desea proteger de que se cambie.
3. Ahora haga clic en "Datos" y luego "Hojas y rangos protegidos".
4. Aparecerá una barra en el lado derecho de la hoja.
5. Ingrese la descripción del comando, por ejemplo, "sin edición".
6. A continuación, haga clic en el botón verde "Establecer permisos".
7. Aparecerá una ventana emergente. En "restringir quién puede editar este rango", seleccione "personalizado".
8. Esto le permite decidir quién se le permite cambiar las celdas.

Si una persona sin permiso intenta cambiar el contenido de la celda, un mensaje en la hoja informará que no se les permite hacerlo.

Comentarios habilitadores

A veces necesitas a alguien más para comentar sobre el contenido de la celda. Estos usuarios no tienen un privilegio automático para hacerlo, pero puede darles permiso. Lo que tendrás que hacer es convertirlos en un "comentarista". Para habilitar un usuario con esta función, siga estos pasos:

1. Abra la hoja, diríjase a "Archivo" y haga clic en "Compartir".
2. Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de las que desea compartir la hoja.
3. Una vez que agregue una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
4. Desde ese menú desplegable, seleccione "Comentador".
5. Finalmente, haga clic en "Enviar".

Habilitación de edición

Con el permiso de edición, los usuarios de la hoja pueden cambiar el contenido de las celdas. Como propietario de la hoja, tendrá que permitir esta acción. Los pasos son muy similares a los descritos anteriormente:

1. Abra la hoja, diríjase a "Archivo" y haga clic en "Compartir".
2. Aquí puede agregar las direcciones de correo electrónico de las que desea compartir la hoja.
3. Una vez que agregue una persona, a la derecha verá un menú desplegable.
4. Desde ese menú desplegable, seleccione "Editor".
5. Finalmente, haga clic en "Enviar".

Limitar los permisos

Su hoja de Google es una herramienta invaluable para almacenar datos. De vez en cuando, deberá compartirlo con otras personas. Si no puede recordar a quién le ha dado permiso para ver la hoja, siempre puede consultar este artículo para obtener orientación.

Además, no tendrá problemas si desea proteger su hoja de cambios no autorizados o si desea permitir que los usuarios realicen cambios en las celdas ellos mismos. ¿Cuál de estas funciones es más importante para usted y por qué? Cuéntanos en la sección de comentarios a continuación.